Avere una flotta aziendale non significa solamente acquistare un insieme di auto da destinare ai propri dipendenti, ma è una caratteristica che riveste una certa importanza e soprattutto un certo impegno. Alcune realtà hanno del personale dedicato che si occupa esclusivamente della gestione del parco auto, lavorando in modo da ottimizzare i costi legati alla gestione della flotta aziendale. Una figura che si occupa di ciò è il fleet manager, che trova una sua logica nella gestione di un parco auto piuttosto vasto e con vita media piuttosto bassa, avendo l'abilità di consigliare l'impresa sulla miglior soluzione possibile dal punto di vista funzionale e finanziario.
Fin dalla fase di acquisto è importante compiere una valutazione dei costi che le singole opzioni possibili possono comportare; diviene dunque fondamentale conoscere le differenze tra le diverse soluzioni di acquisto, anche perchè a seconda della soluzione vi possono essere diverse discipline fiscali, più o meno favorevoli all'azienda. I veicoli possono essere acquistati mediante diverse forme: di proprietà, con leasing o con noleggio a lungo termine.
Quest'ultima possibilità, offerta anche da Muoviamo.it, è tra le più utilizzate in quanto risulta essere dal punto di vista pratico e gestionale la più vantaggiosa: vi è una società esterna di noleggio che si occupa di gestire i veicoli e l'azienda utilizzatrice della flotta aziendale non deve preoccuparsi di nulla o quasi. Le spese di manutenzione ordinaria o straordinaria sono già ricomprese nel canone di noleggio che mensilmente l'azienda paga alla società di noleggio. La spesa dell'azienda consiste unicamente nel pagamento dei rifornimenti di carburante. Il servizio di noleggio a lungo termine, proposto anche da Muoviamo.it, è particolarmente conveniente.
Diversamente il leasing prevede a fine periodo una quota di riscatto che consente all'azienda di essere proprietaria del veicolo. La manutenzione ordinaria e straordinaria è comunque a carico dell'azienda, così come i costi di assicurazione e di bollo. Da questo punto di vista non vi è alcuna differenza con la piena proprietà delle auto.
Gestire una flotta aziendale significa avere a che fare con tutte quelle attività che riguardano la gestione del parco veicoli in uso all'azienda. Si intuisce che gestire due autovetture è piuttosto semplice, gestirne cinquanta è già molto diverso e molto più complesso: tener traccia di scadenze di assicurazione, pagamenti autostradali, schede carburanti, tagliandi da svolgere, sostituzioni di pneumatici e tutto quanto ne consegue, impegna tempo e richiede attenzione.
Un'attenta gestione dei costi prevede di stabilire fin dall'inizio la destinazione d'uso del veicolo, il quale può essere a uso esclusivamente personale, uso promiscuo oppure uso esclusivamente aziendale. A seconda dell'uso mutano i costi di assicurazione, di carburante e talvolta anche del veicolo stesso.
Per ottimizzare i costi di gestione di una flotta aziendale non si può prescindere dal considerare alcune variabili e analizzare attentamente tutte le varie possibilità.
I parametri di analisi e valutazione si possono classificare in quattro macroclassi.
- Attività finanziarie: ricomprende tutto quanto correlato alle forme di acquisto e di pagamento, alla eventuale vendita dei veicoli usati qualora ve ne fossero, alla stipula di nuovi contratti e tutto quanto ne consegue, come i rapporti con la compagnia di assicurazione e il pagamento del bollo auto.
- Attività logistiche: in questa classe vanno analizzati il rimessaggio delle vetture, le modalità di assegnazione dei mezzi e dei permessi di guida.
- Attività di manutenzione: avere una flotta aziendale significa dover gestire una parte preponderante di attività inerenti le manutenzioni, sia ordinarie che straordinarie. E' bene pensare in maniera logica e organizzata alla sostituzione delle gomme, ai tagliandi, alle revisioni e alle tempistiche, cercando di far combaciare le esigenze di utilizzo dei mezzi con quelle delle officine autorizzate agli interventi.
- Attività corrente: riguarda la gestione delle attività quotidiane, di tutti i giorni, come tessere carburante, pagamenti autostradali, eventuali sinistri e contravvenzioni.
L'ottimizzazione dei costi nella gestione delle flotte aziendali è spesso facilitata dall'installazione di software appositi che coadiuvano l'addetto nel tenere traccia di tutti i movimenti dei veicoli, delle richieste di presa o di utilizzo e di altre operazioni simili inerenti il parco macchine, scadenze comprese.
